Voorbereiding
Hoe is de regie op herstel van de betrokkenen geregeld?
Wat is er tot nu toe gedaan voor de betrokkenen?
Hoe gaat het met ze?
Wat hebben ze nog nodig ter verwerking van het incident?
Wat is er gebeurd?
Welke disciplines waren betrokken?
Wat zijn de relevante werkprocessen om te gaan bespreken in de luisterdialoog?
Welke rol kan de naaste spelen in dit proces?
Taak en rolverdeling, deelnemers, planning en organisatie van bijeenkomsten (projectmanagement)
Regie op herstel
PPP begeleid de dialoog met direct betrokkenen bij het incident/calamiteit.
Hierbij zijn uitsluitend de direct betrokkenen bij het incident aanwezig.
In deze dialoog komt
1) het verhaal van de betrokkenen naar voren
2) het herstel van betrokkenen aanbod
3) aan de orde welke werkprocessen relevant zijn
Ook kunnen de aanwezigen aangeven waar zij hierbij normaal tegenaan lopen in hun werk.
Luisterdialoog
De luisterdialoog heeft als doel te reflecteren op hoe het normaal gaat op de afdeling. Uitgangspunten hierbij zijn vertrouwen in vakmanschap, er met elkaar van leren hoe het normaal gaat en waarom het normaal goed gaat. Leren en verbeteren is het uitgangspunt.
In de luisterdialoog bespreken deelnemers in multidisciplinair verband de dagelijkse realiteit voor de relevante werkprocessen. PPP verzorgt de procesbegeleiding van de luisterdialoog.
Suddertijd
Het doel van de suddertijd is om de deelnemers aan de luisterdialoog de gelegenheid te geven om na te denken en te sparren met collega’s over hetgeen in de luisterdialogen ‘tevoorschijn is geluisterd’.
Doel is huidige vangnetten te overwegen en nieuwe vangnetten te bepalen, zoals concrete oplossingen, interventies, veranderingen die het werken in de dagelijkse praktijk kunnen ondersteunen. We noemen dit ‘vangnetten’.
Oplossingendialoog
Het doel van de oplossingendialoog is gezamenlijk bespreken van opgedane inzichten, oplossingen, interventies en veranderingen voor de verbeteronderwerpen welke uit de luisterdialoog naar voren zijn gekomen.
Vervolgens worden de oplossingen geprioriteerd en ingedeeld in:
– Direct uitvoerbare oplossingen
– Micro-experimenten
– Verbeteringen/veranderingen op de lange termijn
Aan het einde van de sessie reflecteren de deelnemers op het incident aan de hand van de opgedane inzichten, geformuleerde oplossingen en micro experimenten.
PPP begeleid het proces tijdens de oplossingendialoog en verzorgt het verslag van de opbrengst van de dialoog.
Het verhaal ophalen en schrijven
Na de dialogen…
Na het goedgekeurde verslag…
Na de eerste micro experimenten…
Is het tijd voor het verhaal.
In deze afsluitende sessie halen we samen de uiteindelijke oogst op.
PPP-zorg geeft concrete handvatten om een verhaal te maken van de opgedane ervaringen.
Door het verhaal te vertellen aan de organisatie in plaats van een verslag gaat het leven. Een verhaal is authentiek, persoonlijk, raakt de emotie en is makkelijk te onthouden en door te vertellen. Medewerkers en vrijwilligers van andere afdelingen horen middels het verhaal over dit traject en welke veranderingen zijn ingezet.
Micro experimenten
Starten met micro experimenten. Medewerkers experimenteren zelf zodat ze uitvinden waarmee ze echt geholpen zijn in de dagelijkse praktijk.
Indien nodig stelt PPP het IGJ verslag op. Het verslag bevat een samenvatting van de luister- en oplossingendialoog, opgedane bevindingen, inzichten en een overzicht van de oplossingen. Het verslag sluit af met een reflectie van de deelnemers op het incident.
PPP bespreekt het verslag met de opdrachtgever, de daaruit volgende wijzigingen worden verwerkt door PPP. Eventuele extra verbeterronden worden in overleg op nacalculatie verrekend.
